7. Pengurusan kewangan dan peralatan PDK

7.0 PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERALATAN PDK

7.1 SUMBER KEWANGAN

(i) PERUNTUKAN DARI JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

(A) Peruntukan hanya akan disalurkan bagi PDK baru dan PK sedia ada setelah mendapat kelulusan JKM untuk membiayai :

* elaun khas OKU
* Bayaran saguhati kepada Penyelia dan Petugas PDK
* sewa premis
* pembayaran utiliti
* perlaksanaan program / aktiviti
* pembeliaan peralatan (PDK baru sahaja)

sial rujuk borang JKM PDK-4 dan surat JKM PDK-8

(b) Peruntukan diberi untuk tempoh satu (1) tahun dan akan dikaji semula untuk tahun berikutnya.

(c) Jawatankuasa PDK hendaklah mengemukakan permohonan Peruntukan Tahunan kepada PKMD sebelum 30 oktober setiap tahun.

(d) Jawatankuasa PDK yang gagal mengemukakan permohonan sebelum tarikh tersebut tidak akan dipertimbangkan

(e) Jawatankuasa PDK yang memerlukan tambahan peruntukan bolehlah mengisi Permohonan Geran Tambahan
rujuk boran JKM PDK - 6

7.2 PENGURUSAN KEWANGAN

(i) AKAUN JAWATANKUASA PDK

(a) Satu (1) akaun hendaklah dibuka atas nama PDK yang diluluskan. Pembayaran peruntukan PDK kepada Jawatankuasa PDK akan dimasukkan ke dalam akaun tersebut.

(b) Peruntukan berkaitan Bayaran saguhati penyelia dan petugas , Elaun khas OKU, Perlaksanaan program dan aktiviti, pembelian peralatan, sewa premis, dan utiliti disalurkan terus ke akaun jawatankuasa PDK dan dikawal selia oleh PKMD.

(c) Sebelum peruntukan disalurkan, satu perjumpaan MESTI diadakan oleh PKMD dengan semua pengerusi dan bendahari jawatankuasa PDK di daerah untuk perkara berikut:
(i) menjelaskan kegunaan peruntukan
(ii) menandatangani surat pematuhan kegunaan peruntukan pdk
rujuk surat JKM PDK-10

(d) jawatankuasa PDK hendaklah menandatangani surat akuan penerimaan geran permulaan program pdk kepada PKMN salinan kepada PKMD dan JKMM
rujuk surat JKM-9

(ii) Kuasa menandatangani cek
Setiap pengeluaran cek hendaklah ditandatangani oleh sekurang-kurangnya dua (2) orang yang terdiri daripada Bendahari (wajib) dan Pengerusi atau setiausaha.

7.3 KUTIPAN DERMA

(a) Permohonan kutipan derma perlu mendapat kelulusan polis
(b) Hasil kutipan derma perlu dilaporkan kepada PKMD

7.4 Penerimaan derma/hadiah

(i) Derma / hadiah secara tunai atau barangan di PDk hendaklah diterima oleh Penyelia / petugas / Jawatankuasa PDk direkodkan , dikeluarkan resit/ akuan terima dan disimpan dalam akaun jawatankuasa PDK

(ii) Derma melalui cek hendaklah atas nama JAWATANKUASA PDK berkenaan

(iii) Bendahari bertanggungjawab untuk merekod dan menyimpan penerimaan cek dan mengeluarkan resit.

7.5 INSURAN BERKELOMPOK BAGI OKU

(i) OKU yang mengikuti program PDK wajib menyertai skim Insurans berkelompok

(ii) Pembayaran insuran berkelompok dibuat oleh jawatankuasa PDK melalui potongan dari elaun khas OKU sekali dalam setahun.

7.6 Urusan Pembayaran Saguhati dan sumbangan kepada penyelia / petugas PDK

(i) jawatankuasa PDK bertanggungjawab terhadap semua bayaran saguhati dan sumbangan kepada penyelia dan petugas pdk
rujuk carta JKM PDK-4 dan Borang JKM PDK 7

(a) saghati dan sumbanga hendaklah dibayar sebelum 28 haribulan setiap bulan. rujuk boran JKM PDK-8

(b) pembayaran hendaklah direkod dan slip pembayaran dikeluarkan kepada penyelia dan petugas pdk

(c) penyelia dan petugas pdk hendaklah membuat akuan penerimaan saguhati yang telah diterima.
rujuk borang JKM PDK-9

7.7 sewaan premis

(i) program pdk tidak boleh dijalankan di ppremis sewa yang dimiliki oleh ahli jawatankuasa pdk,penyelia, petugas, atau mana2 pihak yang mempunyai kepentingan dengan pengurusan pdk.

(ii) pemilihan dan penyewaan premis pdk perlu mendapat persetujuan PKMD

(iii) dokumen perjanjian sewa yang telah ditandatangani di antara penyewa dan pemilik premis perlu dimatikan setem dan disimpan ole jawatankuasa pdk dan satu salinan kepada PKMD

(iv) Elemen berikut perlu dimasukkan dalam dokumen perjanjian sewa iaitu:

apa-apa bencana yang berlaku ke atas premis bukan disebabkan oleh kecuaian pihak pengurusan pdk adalah di bawah tanggungjawab pemilik premis.

(v) perpindahan pdk ke premis baru hendaklah dibuat pada awal tahun atau penghujung tahun dan hendaklah dipersetujui oleh PKMD bagi pengiraan peruntukan.

7.8 Utiliti di pdk

peruntukan utiliti bertujuan membayar bil elektrik / air / telefon / internet di pdk

7.9 Elaun khas OKU

(i) semua pelatih oku yang menghadiri program pdk layak menerima elaun khas oku RM 150 sebykan dengan syarat hadir sekurangnya 8 hari dalam sebulan

(ii) pelatih oku yang mengikuti program pdk di rumah layak menerima RM 50 sebulan

(iii) pembayaran elaun khas oku hendaklah dibuat terus ke akaun bank pelatih oleh jawatankuasa pdk pada setiap bulan

(iv) pelatih boleh menerima elaun ini daripada satu sumber sahaja

(v) jawatankuasa pdk boleh membuat permotongan ke atas elaun khas oku sebanyak 20 % melalui suratpersetujuan ibubapa berkenaan pemotongan elaun khas OKU PDK rujuk JKM PDK -11 dan Borang JKM PDK-11 bagi tujuan berikut:

(a) bayaran pengangkutan
(b) bayaran makan minum
(c) kperluan harian lain

(vi) semua perbelanjaan mesti diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa pdk dengan kehadiran PKMD/wakil

7.10 penyelengaraan peralatan pdk

(i) peralatan yang dibeli atau disumbangkan hendaklah direkodkan dan diselenggara dengan baik

(ii) peralatan yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi perlu dimaklumkan dalam mesyuarat jawatankuasa pdk sebelum dilupuskan

(iii) semua penerimaan peralatan perlu direkodkan rujuk borang JKM PDK 12, 13,14,15,16,17,18,19,20,21)

7.11 pembeliaan peralatan pemulihan dan kelengkapan pdk

(i) sebarang pembelian peralatan/kelengkapan pemulihan OKU perlu dibincangkan oleh jawatankuasa pdk bersama dengan jurupulih anggota/jurupulih cara kerja/ jurupulih pertuturan,penyelia pdk dan pegawai penyelaras pdk daerah

(ii) jawatankuasa pdk hendaklah mengemukakan senarai peralatan kepada jawatankuasa penyelaran pdk daerah dengan menyertakan sekurangnya 3 sebutharga

7.12 ketidakpatuhan tatacara kewangan

(i) sekiranya terdapat senarang aduan ketidakpatuhan/penyelewengan/salahguna kewangan di pdk,aduan berkenaan perlu dimaklumkan segera kepada jawatankuasa pdk/pkmd/pkmn

(ii) PKMN/PKMD menjalankan siasatan dan menyediakan laporan siasatan kepada JPOKU/PKMN

(iii) sekiranya didapati aduan berasas,laporan polis boleh dibuat