Sunday, April 10, 2011

contoh laporan mesyuarat PDK Mambong

Mesyuarat AJK 1 2009

.by Pusat Pemulihan Dalam Komuniti Mambong on Sunday, November 22, 2009 at 2:44pm.TARIKH : 4.1. 2009
MASA : 2.00 PETANG
TEMPAT : PPDK MAMBONG

Kehadiran:
1. Professor Dr. Ernest Cyril de Run - Pengerusi
2. En. Dolek Timas - Timbalan Pengerusi
3. En. Frankie Heng - Setiausaha
4. Pn Christina Baun Lian - Timbalan Setiausaha
5. En Jeffery Kechai - Bendahari
6. En Sab Ak Sambat - Timbalan Bendahari
7. En Wan Hayata - AJK Biasa
8. En Mexwell Juel - “
9. En Jopes ak Jaor - “
10. Pn Evely - “
11. En Awang Rezdly Bin Awang Morni - “
12. Pn Suji Kiyus - Penyelia PDK
13. Cik Leslin Limek - Petugas PDK
14. Pn Lily A/P Miboi - Sukarelawan PDK
15. Cik Fricia Awing Lian - Sukarelawan PDK

Tidak hadir dengan bersebab:

1. Pn Ator Nadeng - AJK Biasa
2. Pn Essabel Julau - Internal Auditor
3. En Frankie Subon - AJK Biasa
4. Pn Aryati Abdul Rahman - “
5. En Benjamin David - “
6. En Jacob Achoi - “
7. Cik Pamela - “
8. Pn Anjela Mark Janil - “



Bil Perkara Makluman Tindakan
1 PERUTUSAN PENGERUSI
Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua sambil mengucapkan “Selamat Tahun Baru 2009” dan berasa bangga kerana kebanyakan aktiviti yang telah dirancang pada tahun 2008 dapat dilaksanakan dengan jayanya.

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LEPAS
Tuan Pengerusi membaca minit mesyuarat yang lepas dan disahkan oleh: Puan Suji Kiyus
Disokong oleh: Cik Leslin Limek
Semua

3

3.1 LAPORAN KEWANGAN TAHUN 2008

Laporan kewangan PPDK Mambong bagi tahun 2008 telah dibentangkan oleh En. Jeffery Kechai.
Laporan yang dibentangkan adalah telus dan jelas.
(Sila rujuk lampiran)


Semua

3.2 Laporan Kewangan “Roadshow Kampung Bunuk”
Puan Suji Kiyus telah membentangkan laporan kewangan roadshow di kampung bunuk.
Laporan jelas dan telus.
(Sila rujuk lampiran)

Semua

4

4.1 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

Petugas PPDK (Sukarelawati)
Pn Suji menyatakan petugas sukarelawati PPDK Mambong yang dibiayai oleh En Frankie Heng perlu diserap secepat mungkin sebagai petugas PDK di bawah naungan JKM.

Pn suji menjelaskan yang petugas tersebut perlulah menjalani sesi temuduga terlebih dahulu.

Setiausaha akan membuat notis tersebut dan menulis surat ke JKM untuk pemberitahuan tentang pengambilan petugas baru.
(Sesi temuduga untuk pengambilan pekerja akan diadakan pada hari khamis 26.3.2009 bertempat di PDK Mambong. Notis telah dihantar ke JKM)

Pn suji juga mencadangkan pengambilan petugas lelaki memandangkan pada masa sekarang pelatih di PDK kebanyakannya terdiri daripada lelaki dewasa.



Semua
Pn Christina

4.2 Buletin dan laporan aktiviti PPDK
En Dolek Timas mencadangkan supaya petugas PDK membuat keluaran atau buletin PPDK Mambong untuk dijual. Semua hadirin yang hadir telah bersetuju agar petugas PDK bertanggungjawab bagi penerbitan tersebut.
Pn Suji menyatakan terbitan pertama telah disiapkan. Semua yang hadir bersetuju dan menetapkan harga sejumlah RM20.00.


Semua
Cik Leslin
Pn Suji

4.3 Sub komiti untuk setiap aktiviti
Tuan Pengerusi mencadangkan supaya sub komuti bagi setiap aktiviti ditubuhkan dan semua telah bersetuju;

4.3.1 Komiti Fun Raising
Pengerusi : En Frankie Heng
Setiausaha : Pn Christina Baun Lian
Bendahari : En Jeffery Kechai

Tanggungjawab komiti: Menambah dana untuk PPDK
Mambong


4.3.2 Komiti Rumah Sewa
Pengerusi : En Wan Hayata bin Tuan Hj Dahlan
Timbalan : Pn Suji Kiyus

Tanggungjawab komiti : Mencari sebut harga untuk
Rumah sewa PPDK Mambong
Pn Suji akan mendapatkan contoh format perjanjian tersebut dari pihak JKM.


4.3.3 Liason Komiti ‘Roadshow’ Program
Pengerusi : Pn Suji Kiyus

Bertanggungjawab terhadap kelancaran program
‘Roadshow’.

Tuan Pengerusi mancadangkan supaya ‘Roadshow’ di Kpg Mambong dilaksanakan. (KIV pada Bulan April 2009)

Pengerusi : En Dolek Timas (KK Mambong)


4.3.4 Menambah Dana
En Frankie Heng mencadangkan supaya:
(i) Melantik badan atau syarikat tertentu bagi pelaksanaan aktiviti seperti party, dinner dan sebagainya.

Tuan Pengerusi mancadangkan supaya En Frankie Heng menjemput syarikat tersebut supaya memberi taklimat pada mesyuarat yang akan datang.

(i) Membina kolam ikan
Tuan Pengerusi mancadangkan supaya membuka peluang pekerjaan untuk golongan OKU dewasa dengan menjalankan projek menternak ikan di dalam kolam.

En Frankie Heng mencadangkan supaya PPDK Mambong:
- Terlibat dalam pelaksanaan Program Bumi Hijau.
- OKU dewasa akan menjaga kolam tersebut.

En Frankie Heng juga menawarkan belakang rumah beliau untuk dijadikan tapak kolam tersebut.

Tuan Pengerusi mencadangkan supaya Pn Suji memasukkan elaun OKU bekerja dalam anggaran perbelanjaan mengurus untuk tahun 2009 dan 2010.

Pn Suji akan mendapatkan maklumat daripada pihak JKM.


4.3.5 Sub Komiti ‘Prihatin’
En Frankie Heng mencadangkan supaya AJK PDK
Mambong membuat lawatan untuk berjumpa dengan
YB Dato’ Dr James Dawos ak Mamit.

Pengerusi : En Dolek Timas
: AJK lain

Pn Suji akan membuat temujanji dengan beliau serta
menyediakan buku dan kertas kerja.


5

5.1 HAL-HAL LAIN

Plan Aktiviti bagi Tahun 2009
Tuan Pengerusi mencadangkan supaya membuat plan aktiviti yang dicadangkan beserta dengan bajet/kertas kerja yang lengkap


semua


Pn Suji
5.2 Elaun Khas Peserta PDK
Pn Suji menyatakan bahawa elaun penuh (minyak)bagi peserta yang menghadiri program di PDK ialah sebanyak RM150.00 sebulan (70% kehadiran ke PDK)
Elaun pelatih untuk lawatan ke rumah = RM50.00

(Sila rujuk Pekeliling JKM bertarikh 04 Ogos 2008)


semua

Pn Suji menjelaskan bahawa elaun khas peserta PDK belum diterima lagi. Oleh yang demikian pembayaran elaun hanya akan dapat dilakukan setelah geran untuk elaun tambahan tersebut diterima daripada JKM.
Duit yang ada sekarang adalah untuk menjalankan aktiviti dan pembayaran elaun Petugas PDK sahaja.

5.3 Tuntutan Perjalanan
Tuan Pengerusi menjelaskan supaya elaun perjalanan dituntut mengikut kelayakan petugas iaitu ‘mileage’ 40 sen/km.
semua
Petugas PDK

Sila rujuk garis panduan / pekeliling JKM. ‘Reimbursement’ boleh dibuat tetapi hendaklah disertakan dengan resit pembayaran.

5.4 Bil Telefon/Fax
Tuan Pengerusi menyatakan bil telefon PPDK Mambong adalah berpatutan. Pn Christina mencadangkan supaya buku log disediakan untuk merekod nombor tel dan masa setiap kali membuat panggilan keluar. Panggilan peribadi perlulah dijelaskan oleh individu tersebut mengikut senarai caj penggunaan bil (rujuk bil tel)


Petugas PDK
5.5 Carta Perkembangan Pelatih PPDK
(Growth Development Chart)
En Frankie Heng mencadangkan supaya Penyelia PDK bertanggungjawab dalam menilai/membuat assessment terhadap pelatih sekurang-kurangnya setiap 6 bulan sekali. (Sila guna format yang sedia ada)

Penyelia PDK bertanggungjawab untuk menerangkan perkembangan pelatih tersebut kepada keluarganya.

Laporan haruslah dibentangkan dalam mesyuarat.


Pn Suji
5.6 Penambahan AJK/Teguran Membina
En Frankie Heng mencadangkan supaya teguran membina / penambahbaikan AJK dibuat dengan cara yang membina dan profesional.

Semua AJK haruslah berganding bahu dalam memajukan PPDK dan seterusnya mengekalkan hubungan silatulrahim antara satu sama lain.


6 PENANGGUHAN MESYUARAT
Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih kerana meluangkan masa untuk menghadiri mesyuarat pada kali ini.

Tuan Pengerusi mencadangkan agar mesyuarat AJK 2009 diadakan setiap 2 bulan iaitu Mac, May, Julai, Sept, dan Dis jika boleh.
Tarikh akan diberitahu kemudian.

Mesyuarat ditangguh pada jam 4.40 petang.




Pencatit Minit Pengerusi



………………………….. ……………………………
(Christina Baun Lian) (Prof Madya Dr Ernest Cyril de Run)
Timbalan Setiausaha Pengerusi
PPDK Mambong PPDK Mambong

Tarikh : 7 Feb 2009 Tarikh : 7 Feb 2009

.Like · Comment · Share