SISTEM PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

SISTEM PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
(Pekeliling Perkhidmatan Bil 4/2002)25 Februari 2003 9.00pagi hingga 9.25 pagi


http://www.compserv.sabah.gov.my/webnotes/induksi/web/Prestasi_files/frame.htm#slide0001.htm

Sesebuah Organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu. • Pencapaian objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada:- • (I) perancangan kerja; dan • (ii) pengurusan sumber manusia yang berkesan. • • Ia melibatkan proses pembangunan sumber manusia seperti mengenalpastikan potensi, latihan dan komunikasi berkesan. Ini boleh dilaksanakan melalui penilaian prestasi pegawai yang objektif, adil dan telus. Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam ini melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan – Penilaian perlakuan dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan productiviti sesebuah Jabatan.

TUJUAN•APAKAH KEGUNAAN LAPORAN PENAILAIAN PRESTASI? • Hasil Penilaian ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya Pegawai Yang Dinilai iaitu untuk menentukan:- • • (i) Penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai; • (ii) Kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara; • (iii) Kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan dan anjakan gaji; • (iv) Penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang kebesaran serta pemberian surat penghargaan; • (v) Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan • (vi) Memberi kauseling dengan tujuan memeperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta motivasi pegawai.


PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SPP•

Sistem Penilaian Prestasi perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Sistem Penilaian Prestasi ini telah digubal berasaskan kepada prinsip-prinsip penilaian seperti berikut:- • • - Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus; • - Penilaian prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan tingkahlaku yang dipamerkan oleh Pegawai Yang DiNilai ke arah pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan


PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SPP• -

Menggalakan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan productiviti. • • Berdasarkan kepada prinsip di atas, sistem ini digubal untuk:- • • - membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan; • - membolehkan ketua perkhidmatan melaksanakan sistem penilaian prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu; • - membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan latihan;
• - meningkatkan penglibatan ketua Jabatan dan semua peringkat pegawai penyelia dalam proses penialain prestasi.

CIRI-CIRI SISTEM
PENILAIAN PRESTASI

Penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan kajian semula pertengahan tahun; Penilaian Prestasi yang objektif, adil dan telus; Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi; Penetapan wajar markah mengikut aspek penilaian prestasi yang bersesuaian dengan peranan stiap kumpulan pegawai; Pemakaian lima jenis borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan mengikut kumpulan pegawai; Peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus

SYARAT-SYARAT PENENTUAN PEGAWAI PENILAI• Dua Peringkat pegawai yang terlibat dalam membuat penilaian prestasi Pegawai Tang Dinilai iaitu Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK). • • (I) Pegawai Penilai Pertama ialah Pegawai atasan atau Penyelia yang terdekat kepada Pegawau Yang Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara langsung yang mengawasi kerjanya; • • (ii) Pegawai Penilai Kedua ialah Pegawai atasan yang terdekat kepada Pegawai Penilai Pertama dan mempunyai hubungan kerja dengan Pegawai yang Dinilai. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penialain bolehlah dibuat oleh Pegawai Penilai Pertama sahaja.

PENENTUAN PPP & PPK PERLU MENEPATI SYARAT BERIKUT:-(i)mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara Pegawai Yang Dinilai dan Pegawai Penilai Pertama; (ii)Gred Pegawai Penila Pertama hendaklah lebih tinggi daripada Gred Pegawai Yang Dinilai; (iii)Tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada memlalui pertalian darah atau perkahwinan (suami.Isteri,anak adik-beradik, mentua, ipar atau biras) di antara PYDN dengan Pegawai Penilainya; •(iv) Tempoh penyelian tidak kurang daripada 6 bulan dalam sesuatu penilaian. Sekiranya PYDN itu berkhidmat di dua Jabatan yang berlainan dalam tempoh yang sama panjangnya, kedua-dua PPP yang terbabit dikehendaki menyediakan laporan prestasi PYDN berkenaan;

PENENTUAN PPP & PPK PERLU MENEPATI SYARAT BERIKUT:-

(v)PYDN yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP dalam tempoh masa berbeza-beza dan tidak asa pegawai kanan yang lain yang layak membuat penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh penyeliaannya boleh membuat penilaian tersebut; •((vi) Sekiranya tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh penyeliaannya kurang daripada 6 bulan dalam tahun yang dinilai, maka penilaian hendaklah dibuat oleh pegawai yang lebih tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan PYDN; (vii)Walau apapun peruntukkan diperenggan (iv), (v) dan (vi) di atas, tempoh penyeliaan minumum untuk tujuan penilaian prestasi ialah 3 bulan; •(viii) Sekiranya Laporan Penilaian Prestasi Tahunan tidak disediakan oleh Pegawai Penilai Pertama yang telah bersara, meletakkan jawatan atau tidak dapat dikesan, laporan prestasi PYDN hendaklah disediakan oleh PPK

BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI• Lima jenis borang digunakan berasaskan kepada kumpulan pegawai seperti berikut:- • Kumpulan Pegawai Borang • • Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama Sektor Awam) JPA (Prestasi) 1/2002 • Pengurusan Tertinggi (Gred Khas) JPA (Prestasi) 2/2002 • Pengurusan & Profesional JPA (Prestasi) 3/2002 • Sokongan I (Kelayakan Diploma/Sijil STPM/SPM) JPA (Prestasi) 4/2002 • Sokongan II (SRP ke bawah ) JPA(Prestasi)5/2002

Borang JPA (Prestsi) 3/2003, 4/2003, & 5/2003 mengandungi 9 Bahagian.Bahagian I - Maklumat Pegawai Bahagian II - Kegiatan & Sumbangan di Luar Tugas Rasmi/Latihan (Seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif misalnya kesian, penulisan yang memberi komuniti, Jabatan, Negeri dan Negara dan sebagainya. Bahagian III - Penghasilan Kerja (Wajaran Markah 50%) (Bermaksud jumlah pengeluaran atau output oleh seseorang pegawai yang diukur dlm bentuk kuantiti dan kualiti.) Bahagian IV - Pengetahuan & Kemahiran (Wajaran Markah Kumpulan P&P- 25%. Sokongan I- 25% dan Sokongan II- 20%) Bahagian V - Kualiti Peribadi (Sifat dan nilai diri)Wajaran Markah – Kumpulan P&P- 20%, Sokongan I-20 % dan Sokongan II-25%) l


Borang JPA (Prestsi) 3/2003, 4/2003, & 5/2003 mengandungi 9 Bahagian.•Sambungan • Bahagian vI - Penilaian Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi (Wajaran Markah- 5 %) Bahagian Vii - Jumlah Markah Keseluruhan Bahagian Viii - Ulasan Keseluruahan dan Pengesahan oleh Pegawai Penilai Pertama Bahagian ix - Ulasan Keseluruhan oleh PPK

PENYEDIAAN & PELAKSANAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) • Ketua Jabatan, PYDN, PPP dan PPK hendaklah memberi perhatian kepada semua peringkat penyediaan dan pelaksanaan Sasaran Kerja Tahunan seperti berikut:- • • (I) Perancangan Tahunan Jabatan; • (II) Penetapan Rancangan Kerja Bahagian /Cawangan /Unit; • (III) Penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan Petunjuk Prestasi; • (IV) Pelaksanan Kerja dan Pengesanan; • (V) Kajian Semula Pertengahan Tahunan; dan • ((VI) Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar

CARTA ALIRAN PROSES PENILAIAN PRESTASI JPKN TAHUN 2003 •Disember 2002 hingga Januari 2003 (i)Perancangan Tahunan Jabatan - Ketua Jabatan & Anggota Kanan menetukan jenis program, projek atau aktiviti Jabatan. (ii)Penetapan Rancangan Kerja - Mengagihkan tugas & tanggungjawab pelaksanaan projek & aktiviti serta menentukan rancangan kerja bahagian/unit. (iii)Penetapan Sasaran Kerja PYDN -Menetapkan SKT termasuk jenis projek, aktiviti, aktivit dan jangka masa. • •Januari 2003 hingga Jun 2003 (iv)Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan – Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkan sasaran Kerja yang ditetapkan. (v) •Jun 2003 hingga Julai 2003 •(v) Kajian Semula Pertengahan- Mengkaji pencapaian kerja sebenar berbanding dengan sasaran kerja yang ditetapkan pada awal tahun.

PENYEDIAAN & PELAKSANAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) •Julai 2003 hingga Disember 2003 (vi)Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan -Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkan sasaran kerja yang ditetapkan. • •Disember 2003 hingga Januari 2004 (vii)Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi (viii) •Januari 2004 hingga Februari 2004 (viii)Pengumpulan Laporan Penilaian Prestasi Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) • • Penysdiaan dan penyampaian keputusan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Penyimpanan maklumat.

PEMBERIAN ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (Pekeliling Kemajuan Pentadbrian Awam (PKPA) Bil2/2002• Pekeliling tersebut menyediakan dasar dan kaedah bagi pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) kepada Anggota Perkhidmatan Awam. • • APC merupakan penghargaan Kerajaan kepada anggota Perkhidmatan Awam yang telah memberi perkhidmatan yang cemerlang. • • Berikutan dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) dasar dan kaedah pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang diubahsuaikan. Dengan itu, pergerakan gaji secara statik, mendatar, menegak dan melintang dimansuhkan mulai tahun 2003 dan digantikan dengan pergerakan gaji tahunan iaitu Pergerakan gaji biasa dan Anjakan Gaji.

DASAR DAN KAEDAH BARU PEMBERIAN APC•Kelayakan • • Anggota yang layak dipertimbangkan untuk dipilih dan diberi APC adalah seperti berikut:- • • (a) anggota Perkhidmatan Awam dalam semua kumpulan, gred dan kategori yang dilantik oleh mana-mana pihak berkuasa melantik, termasuk pihak yang diwakilkan kuasa oleh pihak berkuasa melantik berkenaan, untuk berkhidmat dengan agensi awam sama ada secara tetap, sementara atau kontrak. • • (b) Telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun penuh pada hari terakhir tahun penilaian

ASAS PENILAIAN• Pemilihan anggota yang layak adalah berpandukan kepada markah yang diperolehi dan penilaian prestasi tahunan yang ditetapkan oleh Kerajaan. Anggota yang mendapat markah 85% dan lebih adalajh layak dipertimbangkan untuk menerima APC. • • Anggota yang memenuhi syarat-syarat seperti di atas layak dipertimbangkan untuk diberi APC oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM).

BILANGAN PENERIMA• Bilang penerima APC bagi setiap agensi tidak boleh melebehi 8% daripada jumlah anggota yang sdang berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian berkenaan. Walaupun had maksimum ini tidak semestinya dipenuhi jika jumlah anggota yang layak tidak mencukupi. • •Insentif & Hadiah •Sijil Perkhidmatan Cemerlang •Hadiah prestasi sebanyak RM1,000.00 •Peluang dan keutamaan untuk memajukan kerjaya seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada prestasi kerja; •Peluang dan keutamaan bagi pencalonan utnuk menerima pingat, bintang dan darjah kebesaran; dan •Nama dan gambar dipamerkan dilokasi yang strategik atau biasa dikunjungi oleh orang ramai.


PERGERAKAN GAJI• PERGERAKAN GAJI BIASA ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji berikutnya di Peringkat yang sama. • • ANJAKAN GAJI ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji di Tangga berikutnya pada satu peringkat yang lebih tinggi. Bagi anggota yang berada dimatagaji maksimum, Anjakan Gaji adalah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji ditangga yang sama pada satu Peringkat yang lebih tinggi

ANJAKAN GAJI• Bagi Gred lantikan yang kekal dengan tiga Peringkat, terdapat dua anjakan gaji iaitu Anjakan Pertama dan Anjakan Gaji Kedua. •(i) Anjakan Gaji Pertama boleh di pertimbangkan setelah memenuhi 5 syarat:- • • -disahkan dalam jawatan; • -lulus penilaian tahap kecekapan yang dtetapkan; • -berkhidmat tidak kurang daripada 3 tahun; • -mencapai tahap prestasi yang baik; dan • -diperakukan oleh Ketua Jabatan. • •(ii) Anjakan Gaji Kedua boleh dipertimbangkan setelah anggota memenuhi 4 syarat:- • • -Lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang ditetapkan; • -telah memperolehi anjakan gaji pertama tidak kurang daripada satu tahun; • -mencapai tahap prestasi yang baik; dan • -diperakukan oleh Ketua Jabatan.

• • • TAMAT

Sekadar informasi untuk dibaca dan difikirkan bersama-sama agar kita dapat menjadi pemimpin yang bertanggungjawab dan tidak akan dipersoalkan apabila kita telah meninggal dunia di sana nanti tentang apa yang kita lakukan semasa menjadi imam dan ketua kepada anak buah kita sementara bagi anak buah khasnya petugas supaya menjadi sorang yang beriman dan dapat menjawab di alam barzah kelak apa tanggungjawab kita semasa menjadi orang yang dipimpin ke atas pemimpin kita.... adakah kita meninggikan suara dan tidak menghormati ketua kita ataupun kita menghormati kita.... tetapi yang menjadi permasalahan pula bagaimana pula jika kita tidak bersalah tetapi dipersalahkan pula ..... hah kamu fikirlah sendiri ye......